Sedar tak sedar sudah siap rupanya tugasan satu ini. Walau pun dimulakan agak lewat kerana terlalu selektif terhadap latar belakang blog, akhirnya selesai juga pada hari ini. Hehe! 

Dimulakan dengan pengenalan INI TENTANG SAYA menceritakan serba sedikit mengenai diri saya sendiri sebagai permulaan bicara. Ceh! 

Disusuli dengan tajuk MAKLUMAT DAN KELEBIHAN DAYA SAING. Agak menarik kerana tiba-tiba teringin membuka sebuah perniagaan untuk mengaplikasikan apa yang telah dipelajari. Kononnya. Hahaha! Eh, mana tahu satu hari kan. Mimpi menjadi realiti. Boleh diaplikasikan. Huaa.. 

PERANCANGAN SUMBER MANUSIA: PEREKRUTAN DAN PENGAMBILAN KAKITANGAN mengajar kita bagaimana internet memainkan peranan dalam sesi perekrutan dan pengambilan kakitangan. Sesuatu cara yang dahulunya sesebuah organisasi menggunakan kaedah manual untuk mendapatkan pekerja iaitu dengan mengadakan karnival, edaran pamplet, kunjungan ke universiti dan sekolah yang berpotensi yang dilihat menggunakan peruntukan kewangan yang tinggi, kini internet mampu mengubah segala-galanya. Ewah! Bukan tiada lagi kaedah tradisional yang digunakan, tetapi dengan hanya satu klik, segalanya bergerak pantas. 

WEB BASED EMPLOYEE SELF SERVICE pula mampu mewujudkan suatu sistem yang boleh digunapakai oleh pekerja, pelanggan mahu pun pembekal. Ia bukan sahaja mudah untuk urusan semua pihak, malah ia dilihat sebagai mesra pengguna kepada semua. 

Sekian sahaja untuk tugasan kali ini. Kita berjumpa lagi untuk Tugasan Kedua. Daaaa..

Pengurus Sumber Manusia sentiasa dicabar untuk meningkatkan kecekapan dalam menyediakan perkhidmatan pekerja yang lebih baik. Sehubungan itu, pengurus telah menyediakan penyelesaian berasaskan web yang membolehkan pekerja untuk mengakses maklumat yang kritikal, membantu untuk menarik dan mengekalkan kakitangan yang berkualiti serta membolehkan komunikasi yang lebih berkesan di seluruh organisasi. 

‘Employee Self Service’ (ESS) merujuk kepada gabungan teknologi dan perubahan organisasi yang membolehkan pengguna berinteraksi dengan data sumber manusia masing-masing untuk mendapatkan maklumat, mengkaji dan bertindak ke atas urusan di tempat kerja. Penggunaan ESS menjanjikan organisasi tanpa kertas, proses perniagaan diselaraskan, penghapusan "administrivia" untuk pekerja sumber manusia kerana pekerja dan pengurus dapat menjalankan urus niaga asas melalui komputer yang dahulunya hanya dapat diselesaikan dalam bentuk kertas sebelum diproses oleh pekerja sumber manusia. 

Ciri-ciri ‘Web Based Employee Self Service’ Sistem ini membenarkan pekerja untuk melihat dan mengemaskini maklumat peribadi mereka. Ia termasuk memuatnaik gambar digital, maklumat tanggungan, mengemasikini alamat, butir-butir pendidikan dan latihan, pengalaman serta lain-lain perkara yang dibenarkan oleh Bahagian Sumber Manusia di mana segala pengemaskinian yang dibuat akan disahkan terlebih dahulu sebelum dipaparkan dalam sistem tersebut. 

Beberapa ciri-ciri umum yang terdapat dalam sistem ini termasuk: 

Permohonan Cuti 

Perbelanjaan 

Permohonan jawatan kosong 

Permohonan menghadiri latihan dan seminar 

Tempahan bilik persidangan 

Permohonan kenderaan 

Kelulusan perjalanan 

Aduan 

Contohnya, sistem HRFin yang digunakan di Universiti Teknologi Malaysia membolehkan pekerja dan pembekal mengakses beberapa maklumat. Pekerja yang ingin mendapatkan rawatan percuma di klinik panel akan mengemaskini maklumat tanggungan dan ia akan disahkan oleh pihak Sumber Manusia di bahagian atau fakulti tertentu untuk disahkan. Seterusnya maklumat tersebut akan diluluskan oleh Bahagian Pengurusan Organisasi (BPO) untuk melihat kelayakan yang ditanggung. Apabila pekerja tersebut ke klinik untuk mendapatkan rawatan bagi diri senditri atau keluarga, pihak klinik panel akan mengakses sistem HRFin bagi mendapatkan maklumat pesakit tersebut sebelum diberikan rawatan. Ia dilihat sebagai memudahkan urusan kedua-dua pihak di mana pekerja UTM tidak perlu membawa buku rawatan, sebaliknya hanya memberikan nombor pekerja atau nombor kad pengenalan untuk mendapatkan rawatan. 

Berberapa kebaikan yang diperolehi melalui ESS adalah: 

Mendaftar untuk kerja lebih masa dan kerja tambahan 

Pekerja kini boleh memilih untuk membuat kerja lebih masa dan kerja tambahan melalui sistem ini. Selain itu, pekerja boleh memberikan input mengenai ketersediaan mereka sama ada untuk membuat kerja tambahan tersebut atau tidak. 

Permohonan Cuti Rehat 

Pekerja boleh memohon cuti rehat dan menyemak status pemohonan mereka. Pekerja juga boleh melihat baki cuti tahunan yang masih ada. 

Melihat Jadual Peribadi dan Organisasi 

Pekerja boleh melihat dan mengemaskini maklumat peribadi serta melihat sejarah perkhidmatan mereka. Butiran tugasan dan nota juga disediakan untuk rujukan. 

Laporan Peribadi  

ESS menyediakan menu laporan di mana pekerja boleh melihat dan mencetak slip gaji, latihan yang dihadiri, kemahiran dan sebagainya. 

Kawalan Maklumat Peribadi 

Setiap pekerja boleh mengakses profil mereka termasuk butiran demografi, maklumat alamat, kemahiran, dan pangkat. Mereka juga boleh melihat maklumat pekerja lain yang terhad seperti pangkat dan pasukan bagi membantu mereka dalam menguruskan tugas-tugas harian. 

Daftar Masuk di Mana Sahaja dan Setiap Masa 

Pekerja yang memerlukan maklumat atau ingin membuat pengemaskinian boleh mendaftar masuk pada bila-bila masa dan di mana jua. 

Rujukan:

Kavanagh, Thite and Johnson. Human Resource Information Systems (2^nd Ed.). SAGE

https://hrfin.utm.my/smuhr/

http://www.technologyonecorp.com.my/media/docs/HRP_Employee_Self_Service_Factsheet_HRPFS002-1111_LR.pdf

http://www.hrrevolution.com/Articles/ESS/

http://www.intimesoft.com/software/employee-self-serve.php

http://www.empxtrack.com/self-service/employee-self-service/

 

Kali ini kita imbas mengenai Perancangan Sumber Manusia: Perekrutan dan Pengambilan Kakitangan. Topik ini telah diajar oleh En. Luqman menggantikan Dr. Nur Naha. Menurut beliau, perekrutan merujuk kepada menarik perhatian individu yang berkelayakan seperti yang telah ditentukan dalam Analisis Tugas untuk memohon sesuatu pekerjaan. (Aamodt,2010). Ia terbahagi kepada dua iaitu perekrutan dalaman dan perekrutan luaran. Menurut Maimunah (2008), Perekrutan dalaman adalah keputusan pertama yang dibuat bagi kenaikan pangkat pekerja dengan menawarkan jawatan baru kepada individu dari organisasi sendiri manakala perekrutan luaran pula merujuk kepada menarik minat dan perhatian seseorang dari luar organisasi untuk memohon jawatan yang dibuka. 

Fungsi perekrutan tersebut adalah seperti rajah berikut: 

  

E-Perekrutan merupakan salah satu kaedah untuk menarik perhatian individu yang berkelayakan untuk memohon pekerjaan di organisasi. Ia adalah proses perekrutan menggunakan sumber elektronik iaitu internet. 

Objektif dalam E-Perekrutan adalah organisasi dapat menjimatkan kos dalam mengiklankan sesuatu jawatan baru. Calon yang berminat, hanya perlu memasukkan butiran diri ke dalam sistem yang disediakan dan segala maklumat mengenai jawatan tersebut akan dipaparkan di dalam sistem tersebut. Ia temasuklah deskripsi tugas, skop tugas dan sebagainya. Selain itu, organisasi boleh mendapatkan calon yang ramai secara meluas sebelum proses pemilihan dibuat. Ini kerana E-Perekrutan akan dapat menjimatkan masa dalam pemilihan dan penyusunan maklumat calon kerana segala maklumat dimasukkan sendiri oleh calon yang memohon. Secara tidak langsung, ia organisasi akan memiliki calon yang ramai bagi jawatan tersebut dan memilih hanya calon yang berkualiti dan berkelayakan dari pelbagai latarbelakang. 

Terdapat beberapa implikasi E-Perekrutan kepada pihak pengurusan: 

Majikan

Ia dapat meningkat kualiti pekerja sekaligus dapat meningkatkan kualiti organisasi melalui modul yang sedia ada seperti Modul Pentadbir, Modul Pengurusan Indentiti Peribadi (PIM), Modul Perkhidmatan Pekerja (ESS), Modul Cuti, Modul Masa, Modul Laporan dan Modul Perekrutan. Ia menyediakan interaksi antaramuka yang fleksibel dan automatik dengan sistem pemohonan atas talian, bahagian perekrutan dan pencari kerja. 

Kekosongan Jawatan 

Ia memudahkan pihak pengurusan untuk menyebarkan maklumat berkaitan jawatan kosong yang ditawarkan dalam organisasi 

Profil Pencari Kerja  

Profil pencari kerja akan dimasukkan ke dalam sistem bagi membolehkan organisasi membuat capaian data dan maklumat bagi calon yang berpotensi dan berkelayakan. 

Walau bagaimanapun, terdapat beberapa kelemahan dalam melaksanakan E-Perekrutan. Kelemahan ini telah dibincangkan dan dibentangkan oleh setiap kumpulan dalam kelas dengan bimbingan En. Luqman. 

Terlalu ramai calon 
Apabila terlalu ramai calon yang memohon, maka organisasi akan mengambil masa yang lama untuk menilai calon yang paling berkelayakan untuk jawatan tersebut. Selain itu, apabila terlalu ramai calon memohon dalam satu masa, tahap capaian juga terganggu. 

Kehilangan maklumat 
Ketidakstabilan sistem boleh membuatkan maklumat calon tidak ditemui. 

Kurang interaksi 
Calon dan pihak organisasi tidak saling berinteraksi untuk bertanyakan sesuatu. Ini kerana masing-masing hanya menggunakan medium komputer untuk mengisi maklumat dan mencapai maklumat.  

Kurang pengetahuan komputer 
Calon yang berkelayakan bagi sesuatu bodang mungkin kurang pengetahuan komputer menyebabkan organisasi terlepas peluang untuk mendapat khidmat calon berkenaan. 

Rujukan: 

Aamodt. (2010). Industrial/ Organizational Psychology (6^th Ed.). USA: Wadsworth Cengage Learning.

Maimunah Aminuddin. (2008). Human Resource Management: Principles and Practices. Oxford. 

Dessler, G. (2008). Human Resource Management (11^th Ed.). New Jersey: Pearson Prentice Hall.

Kavanagh, Thite and Johnson. Human Resource Information Systems (2^nd Ed.). SAGE