WEBFOLIO 1 - WEB BASED EMPLOYEE SELF SERVICE

Pengurus Sumber Manusia sentiasa dicabar untuk meningkatkan kecekapan dalam menyediakan perkhidmatan pekerja yang lebih baik. Sehubungan itu, pengurus telah menyediakan penyelesaian berasaskan web yang membolehkan pekerja untuk mengakses maklumat yang kritikal, membantu untuk menarik dan mengekalkan kakitangan yang berkualiti serta membolehkan komunikasi yang lebih berkesan di seluruh organisasi. 

‘Employee Self Service’ (ESS) merujuk kepada gabungan teknologi dan perubahan organisasi yang membolehkan pengguna berinteraksi dengan data sumber manusia masing-masing untuk mendapatkan maklumat, mengkaji dan bertindak ke atas urusan di tempat kerja. Penggunaan ESS menjanjikan organisasi tanpa kertas, proses perniagaan diselaraskan, penghapusan "administrivia" untuk pekerja sumber manusia kerana pekerja dan pengurus dapat menjalankan urus niaga asas melalui komputer yang dahulunya hanya dapat diselesaikan dalam bentuk kertas sebelum diproses oleh pekerja sumber manusia. 

Ciri-ciri ‘Web Based Employee Self Service’ Sistem ini membenarkan pekerja untuk melihat dan mengemaskini maklumat peribadi mereka. Ia termasuk memuatnaik gambar digital, maklumat tanggungan, mengemasikini alamat, butir-butir pendidikan dan latihan, pengalaman serta lain-lain perkara yang dibenarkan oleh Bahagian Sumber Manusia di mana segala pengemaskinian yang dibuat akan disahkan terlebih dahulu sebelum dipaparkan dalam sistem tersebut. 

Beberapa ciri-ciri umum yang terdapat dalam sistem ini termasuk: 

Permohonan Cuti 

Perbelanjaan 

Permohonan jawatan kosong 

Permohonan menghadiri latihan dan seminar 

Tempahan bilik persidangan 

Permohonan kenderaan 

Kelulusan perjalanan 

Aduan 

Contohnya, sistem HRFin yang digunakan di Universiti Teknologi Malaysia membolehkan pekerja dan pembekal mengakses beberapa maklumat. Pekerja yang ingin mendapatkan rawatan percuma di klinik panel akan mengemaskini maklumat tanggungan dan ia akan disahkan oleh pihak Sumber Manusia di bahagian atau fakulti tertentu untuk disahkan. Seterusnya maklumat tersebut akan diluluskan oleh Bahagian Pengurusan Organisasi (BPO) untuk melihat kelayakan yang ditanggung. Apabila pekerja tersebut ke klinik untuk mendapatkan rawatan bagi diri senditri atau keluarga, pihak klinik panel akan mengakses sistem HRFin bagi mendapatkan maklumat pesakit tersebut sebelum diberikan rawatan. Ia dilihat sebagai memudahkan urusan kedua-dua pihak di mana pekerja UTM tidak perlu membawa buku rawatan, sebaliknya hanya memberikan nombor pekerja atau nombor kad pengenalan untuk mendapatkan rawatan. 

Berberapa kebaikan yang diperolehi melalui ESS adalah: 

Mendaftar untuk kerja lebih masa dan kerja tambahan 

Pekerja kini boleh memilih untuk membuat kerja lebih masa dan kerja tambahan melalui sistem ini. Selain itu, pekerja boleh memberikan input mengenai ketersediaan mereka sama ada untuk membuat kerja tambahan tersebut atau tidak. 

Permohonan Cuti Rehat 

Pekerja boleh memohon cuti rehat dan menyemak status pemohonan mereka. Pekerja juga boleh melihat baki cuti tahunan yang masih ada. 

Melihat Jadual Peribadi dan Organisasi 

Pekerja boleh melihat dan mengemaskini maklumat peribadi serta melihat sejarah perkhidmatan mereka. Butiran tugasan dan nota juga disediakan untuk rujukan. 

Laporan Peribadi  

ESS menyediakan menu laporan di mana pekerja boleh melihat dan mencetak slip gaji, latihan yang dihadiri, kemahiran dan sebagainya. 

Kawalan Maklumat Peribadi 

Setiap pekerja boleh mengakses profil mereka termasuk butiran demografi, maklumat alamat, kemahiran, dan pangkat. Mereka juga boleh melihat maklumat pekerja lain yang terhad seperti pangkat dan pasukan bagi membantu mereka dalam menguruskan tugas-tugas harian. 

Daftar Masuk di Mana Sahaja dan Setiap Masa 

Pekerja yang memerlukan maklumat atau ingin membuat pengemaskinian boleh mendaftar masuk pada bila-bila masa dan di mana jua. 

Rujukan:

Kavanagh, Thite and Johnson. Human Resource Information Systems (2^nd Ed.). SAGE

https://hrfin.utm.my/smuhr/

http://www.technologyonecorp.com.my/media/docs/HRP_Employee_Self_Service_Factsheet_HRPFS002-1111_LR.pdf

http://www.hrrevolution.com/Articles/ESS/

http://www.intimesoft.com/software/employee-self-serve.php

http://www.empxtrack.com/self-service/employee-self-service/